TechCommitオフラインイベント開催ルールと運用ガイドライン

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こんばんは!テクトレブログ編集部です!

 

実際に顔を合わせて話したことがある人とは、その後も話しやすくなりますよね。
TechCommitはオンラインでの交流中心ですが、交流を促進しコミュニティを盛り上げるために、自主オフラインイベントの開催も推進しています!

より多くの方に仲良くなってもらい情報交換するなど良い関係を築いていただくためにも、ぜひオフラインイベントを開催して、メンバー間での交流を深めましょう。

オフラインイベントでは、もくもく会やLT大会のみならず、その後に交流会をしたりすると、より仲良くなれるかもしれません!

 

ただ、イベントには準備がつきものですよね。
人数の把握、場所の確保、日時の決定など、イチから一人でやるには少し大変なこともあります。

そこでTechCommitではオフラインのイベントを開催しやすくし、またトラブルを避けるためにルールと運用のガイドラインを作成しました!

TechCommitに限らず、どのようなイベントを企画する際にも応用できる記事となっておりますので、これからイベントを開こうと考えている方はぜひ一目通してみてください。

 

イベントを開催するメリット

開催ルールについて書く前に、イベントを開くことにどんなメリットがあるかについて少し考えたいと思います。

イベントを開くことには、どんなメリットがあるでしょうか?

 

まず、もっとも大きいメリットとして

・人脈ができる

という点があげられるでしょう。

オンラインだけでも交流することはできます。しかし、やはり面と向かって会うことによって相手の人となりがわかりますし、ネット上だとしづらい会話をしたりすることもできるでしょう。

人脈ができると、自然と仕事に繋がったり、困った時には助けてくれる人が増えることになるでしょう。

 

また、イベントの種類によっては実績にもなります。

勉強会などを主催すれば、ポートフォリオの履歴に書くこともできますね!

勉強会などは、人に説明するために理解力がさらに深まる効果もあります。

 

いきなりイベントを開催するのはハードルが高いなと感じる方は、他の方が主催するイベントに出てみるといいかもしれません。

参加するだけでも人と繋がることはできますし、自分で開催した時のメリットも想像しやすくなるでしょう。

 


開催ルール

開催のルールは、以下の2つだけです!

1. 募集前に開催の相談をすること

トラブル等を避けるため、イベントの概要を決めたら、募集をかける前に一度TechCommit運営(@TechCommit運営)までご相談ください。

2. 主催者と参加者は原則的にTechCommitメンバー限定

勉強会講師などとして知り合いのエンジニアをゲストとして招く場合は事前TechCommit運営(@TechCommit運営)まで事前にご連絡ください。

 


開催までの道のり(開催ガイド)

イベントには計画がつきものですが、結構大変ですよね。

ここでは、イベントの開催がしやすくなるようにイベント開催までの流れの例を紹介したいと思います。

 

1. イベントのテーマ・目的を決める

まずはイベントの概要を決めましょう

  • 「◯◯」に関するテーマでLTをしよう
  • 「◯◯」の勉強会をしよう
  • もくもくして、その後ご飯に行こう
     

など、どんなことをメインにするのか決めましょう。
また、大まかな日時・開催エリア・費用等も考えておくとよいでしょう。

日時については確定でなくても大丈夫ですが、その場合は選択肢を1、2 つ用意しておくと参加者も予定を立てやすく参加しやすいかもしれません。

費用については、イベント内容によって変わります。
電源やWi-Fiは必要か、プロジェクターなどは必要かなど、当日の流れをイメージしながら考えると良いでしょう。

 

2. 仮募集をする

さて、イベントの大まかな内容を決めたら一度TechCommit運営(@TechCommit)にお声がけください

そのあと実際に  #08_2_イベント系通知_ リアル で実際に募集をしてみましょう!


イベントの名前を「◯◯勉強会@名古屋」などのように内容と場所がわかりやすくなるように書くといいかもしれません。

また、皆さんも忙しく告知が流れてしまう場合もあるので、内容はざっくりと箇条書き程度で書くと参加者が増えやすいでしょう。

以下に仮募集例を載せます。特にこの通りでなくともよいですが、内容としてはこの程度決めておくとよいでしょう。

 

<仮募集例>
==========================

【◯月✕日 [イベント名]の開催について】
下記内容で[イベント名]を開催しようと考えております。
是非気軽にご参加ください!

■日時:◯月✕日 △時〜
■場所:〇〇周辺
■費用:実費約1,500円(会場費約1,000円+軽食代約500円)
■内容:

「◯◯」の勉強会をして、その後ご飯に行きましょう!

おおまかな人数を把握したいので、参加できそうな方はこちらに◯月✕日までに返信をお願いします。

==========================


3. 本募集をする

仮募集で開催の見込みが立ったら、実際に場所の確保等を行いましょう。
スペースマーケットなどのサイトで検索すると面白いスペースが見つかるかもしれません。
その際、必要な機器は借りられる場合もありますし、参加者に募って持ち込みの協力をしてもらうのもよいでしょう。

また、最近はカラオケボックスが貸し会議室として使える場合も多くあります。
中には電源・Wi-Fi完備で、プロジェクターなどの貸し出しがあるところもあるので検索するといいかもしれません。

日時・会場・費用を決定し、内容についてもタイムテーブル等を決めると当日の進行がスムーズになるでしょう。

以下の募集例を参考に、#08_2_イベント系通知_ リアル で本募集をしましょう!

 

<本募集例>
==========================

先日告知させていただいたイベントの詳細が決まりましたので、再度告知します。

【◯月✕日 [イベント名]の開催について】
下記内容で[イベント名]を開催します。
まだ空きがありますので、参加される場合は◯月✕日までにこちらに返信をお願い致します。

■日時:◯月✕日 △時〜
■会場:[会場名](GoogleMapや会場のサイトのリンクなど)
■費用:実費1,500円(会場費1000円+軽食代500円)※お釣りのないようにお願い致します。
■参加予定メンバー:
(メンション)
■定員:◯名(あと✕名募集中)
■内容:
 13:30 開場
 14:00 自己紹介
 14:15 LT・勉強会・もくもく会前半開始
 15:30 おやつタイム
 16:30 LT・勉強会・もくもく会後半開始
 18:00 終了・片付け
 18:30 ご飯(希望者)
■注意事項:
 キャンセルは◯月✕日までにお願い致します。
 ドタキャン・無断キャンセルのないようにご協力お願い致します。
 連絡先:〇〇のSlackDMまで

==========================

 

4. イベント当日まで

募集をしたら、あとは開催当日を待つだけですが、さらなる募集とリマインドを兼ねて時々声をかけてみると予定を忘れたりしないのでよいでしょう。
もくもく会や雑談に参加して、軽く告知してみるのもいいかもしれません。

また、キャンセル期日には参加者に@でメンションをつけて最終確認などを行うとよいでしょう。

 

5. イベント当日

当日になったら、会場等で受付をしましょう。
参加者の一覧表を用意しておくと、参加のチェックや参加費用の支払いチェックがしやすく便利です。

参加者が集まったら、軽く自己紹介などをして交流しつつイベントの内容に進みましょう!

 


開催後の振り返り

イベントの開催後は、軽くでいいのでイベントの準備から内容に関しての

  • やって良かった点
  • 改善すべき点
     

を振り返ると、次回以降の開催に活かせますよね。
また、振り返った内容は、#08_2_イベント系通知_ リアル で共有していただけますと、今後イベント開催を考えている方々の参考になるので、ぜひご協力をお願いします!

 

まとめ

イベントを開催するまでの大きな流れをまとめると以下の通りになります。

  • 大まかな企画を決める
  • 運営に許可の連絡を取る
  • 募集をする
  • 開催
  • 振り返り


TechCommitではメンバー間の交流を推進しておりますので、ぜひコミュニティを一緒に盛り上げていきましょう!
 

 

おまけ

こちらは、前回開催の大阪オフ会での、キャリアに関するLT大会後のタコ焼きパーティーの模様です。

とっても楽しそうです。このように、真面目な勉強会などの後にはわいわいと楽しく出来たら親交もより深まりそうですね!

 


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